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La dématérialisation au coeur du numérique (Partie 2)

Partie 2 : Quelles solutions choisir pour dématérialiser ses processus documentaires ? Conseils et bénéfices.

Partie 2

Aujourd’hui, on distingue souvent dans les entreprises, deux flux documentaires distincts ; l’un chargé de la communication digitale et l’autre de la communication imprimée. Lorsqu’il y a quelques documents, ce n’est pas forcement forcément un souci. En revanche, quand il s’agit de gérer des centaines de modèles de documents différents dans de multiples formats à destination de plusieurs canaux de communication, cela peut vite devenir complexe en termes de gestion. Il est donc essentiel de collaborer via des solutions et canaux numériques afin de bénéficier des bienfaits de la dématérialisation des processus documentaires.

Solutions de dématérialisation des processus documentaires

Alors, quelles solutions choisir pour dématérialiser ses processus documentaires ?

Il faut commencer par choisir une solution intégrée qui permettra de répondre à cette problématique et de la rendre ainsi plus flexible. Le but étant d’unifier l’ensemble des processus documentaires utilisés en interne comme en externe (fournisseurs, clients …) tout en répondant aux objectifs de l’entreprise. La digitalisation des échanges est un facteur clé de réussite et contribue à la montée en maturité des firmes. Au sein de chaque projet, il est important de mesurer le niveau de digitalisation des échanges, d’évaluer la chaîne numérique dans son ensemble, et ainsi, d’identifier les outils à privilégier, fournissant ainsi des pistes d’amélioration et des leviers de performance.
Pour faciliter cela, il est conseillé de faire appel à un expert en dématérialisation des processus en vue d’un accompagnement concernant le choix du processus ainsi que de la solution la plus adaptée.
D’un point de vue technologique, le nouveau format de facture électronique Factur-X (PDF/XML ou Facture Mixte ou Facture Hybride) en est un exemple très concret. Ce nouveau format standardisé aux normes européennes, se compose d’un fichier PDF lisible par l’utilisateur et de données attachées en XML pour automatiser les traitements et interaction avec les applications existantes. De ce fait, il permet de proposer des factures à valeur ajoutée. L’utilisateur a ainsi toute la liberté d’utiliser les informations utiles au traitement de la facture dans sa relation avec les autres. Et l’information structurée, autorise l’intégration et le rapprochement automatisé dans le système d’information de son entreprise ou de ses clients.

Quels en sont les bénéfices ?

Le numérique ne livre pas des décisions mais apporte des solutions. Il porte sur l’innovation comme outil d’amélioration de la productivité et de la performance avec comme objectif, d’améliorer l’accès à l’information et de réduire les coûts. Il s’agit en quelque sorte, d’un remède à la lenteur des processus.
A savoir que la dématérialisation est bénéfique, principalement, sur les entreprises ayant une marge en baisse ou bien, dans un domaine d’activité considéré comme « intense » en termes de rythme de travail. Dématérialiser permet de gagner en productivité en rendant les tâches administratives moins consommatrices de temps pour passer plus de temps sur la valeur ajoutée des services et une nouvelle fois, permettre de se différencier.
La transition vers une intégration digitale au sein du système d’information amène à simplifier et unifier la chaîne documentaire dans son ensemble et ce, quel que soit les métiers et les flux concernés.
De ce fait, ne pas passer à la dématérialisation peut vous rendre singulier par rapport à vos concurrents, et vous faire perdre de nouvelles opportunités.

Des processus métiers …
+ Efficaces
+ Économiques
+ Sécurisés
+ Intégrés

Alors, évolution ou révolution ?

La suite dans la Partie 3
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Liens utiles / Sources :
Factur-X : http://fnfe-mpe.org/
Gartner : https://www.gartner.com/technology/topics/business-ecosystems.jsp


Lire l’article précédent : La dématérialisation au coeur du numérique – Partie 1
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