La dématérialisation au coeur du numérique (Partie 1)
Partie 1 : La dématérialisation, un paradigme ? Historique et avantages.
Partie 1
Le numérique révolutionne tous les secteurs de l’industrie et promet un bouleversement qui inquiète tout autant qu’il enthousiaste. Cependant, il est important de préciser la différence entre le numérique et la dématérialisation, à l’heure où les entreprises comptent faire du numérique une vertu cardinale de leur stratégie.
Le digital offre de nouvelles possibilités, il permet de se différencier sur un marché économique à faible marge et ainsi d’offrir un niveau de service différent de ses concurrents. Le responsable de PME a une pression quotidienne de la part du marché, des clients et des investisseurs. C’est pourquoi, de nombreuses entreprises souhaitent investir dans le numérique : algorithmes, big data, réalité virtuelle, machine learning, robotique, intelligence artificielle, objet connectés, blockchain, digitalisation, numérisation, dématérialisation, etc … Mais avant d’en arriver à la digitalisation totale d’une entreprise, par quoi doit-on commencer ?
Qu’est-ce que la dématérialisation, un paradigme ?
La transformation numérique et la dématérialisation des processus documentaires sont des enjeux totalement liés. La dématérialisation est la première étape d’une transition numérique réussie. Pour être bon dans le numérique, il faut être bon en dématérialisation. Il est possible d’initier une transition numérique sans passer par la dématérialisation, mais cela risque d’être très vite limitant, voire, voué à l’échec. Plus qu’un projet de mise en conformité, la dématérialisation se révèle être une réelle opportunité pour les entreprises grâce au développement du digital. Ce dernier, va permettre de revoir l’ensemble des processus documentaires et ainsi, modifier la relation vis-à-vis de l’écosystème environnant ; clients, fournisseurs, mais aussi, méthodes de travail entre les différents acteurs de l’entreprise. Pour une transformation numérique réussie et une compétitivité certaine, il faut donc passer par une dématérialisation et une simplification de sa chaîne documentaire.
Prenons l’exemple d’une entreprise souhaitant passer d’un mode de vente traditionnel à un mode de vente en ligne. Si la relation avec les clients n’a pas été dématérialisée, cela risque vite d’être compliqué. En effet, il serait aberrant d’envoyer une facture par voie postale après une commande passée en ligne (sauf dans le cas où le client le demande).
Le Programme des Nations Unies pour l’Environnement (PNUE), définit la dématérialisation comme la réduction des ressources matérielles et énergétiques, ainsi que la diminution de leurs impacts environnementaux. Et selon le glossaire IT de Gartner, la numérisation est le processus qui consiste à passer d’un format analogique à un format numérique. Pour autant, la digitalisation de la chaine documentaire (dématérialisation et automatisation), ne signifie pas uniquement de passer d’un support papier à un support numérique ou bien encore, de remplacer les équipements traditionnels (imprimantes, scanner, RAD, OCR …), elle est bien plus profonde. En effet, le processus de digitalisation de la chaine documentaire, nécessite de repenser cette dernière dans son ensemble.
La production d’un document électronique est l’aboutissement d’un processus de création, de production et de diffusion relativement complexe. Il se caractérise principalement par sa mise en page, son volume et ses contenus (logos, graphiques, textes …). Une fois créé, ce document peut être imprimé ou non. Les étapes :
- Étape de conception et de création : Réalisée électroniquement avec des moyens informatiques automatisés ou non. Dans ce cas, le document est nativement numérique,
- Étape de gestion : Mettre en œuvre les processus d’échange et de partage (GED, Workflow),
- Étape de production et de diffusion : Communication d’un document dans sa forme finale (numérique révisable ou non) de façon PULL ou PUSH,
- Étape d’archivage.
Encore majoritairement traités sous forme papier, ces documents vont inexorablement être remplacés par des documents numériques. La transition garantie « 100 % numérique » a pour objectif de convertir chaque étape en données informatiques. Chaque acteur (externe ou interne) impliqué, doit pouvoir interagir avec ou simplement l’imprimer pour son propre besoin mais il est essentiel que le besoin de l’utilisateur ne vienne pas casser la « chaine numérique ».
Un exemple, est la facturation électronique à destination des établissements publics avec le portail Chorus Pro. Il serait aberrant de partir d’un support papier pour déposer manuellement sa facture sur le portail développé par l’AIFE. Pourquoi partir d’un flux imprimé alors que les informations sont disponibles au format numérique dans l’ERP ? Et ainsi, gaspiller le temps de l’ensemble des acteurs de la chaine de facturation : comptables, service informatique mais aussi … client ! Il en va de même avec la facturation électronique à destination du secteur privé.
Les organisations interagissent désormais au cœur d’un économie numérique, mais beaucoup d’entreprises utilisent l’impression comme une étape de cette chaîne, ce qui est un non-sens. En dernier lieu, l’évolution des techniques informatiques et l’adaptation des textes législatifs et réglementaires permettent aujourd’hui cette transition numérique. Pour autant, ces deux tendances conduisent à la mise en place de nouvelles pratiques et de nouveaux processus de gestion, porteurs de gains de productivité et d’avantages concurrentiels particulièrement significatifs.
Cette innovation est radicale, tout comme la révolution dans les échanges, comparable à celle connue concernant la communication lors de l’arrivé d’Internet ou l’apparition des échanges monétaires.
Alors, quelles solutions choisir pour dématérialiser ses processus documentaires ?
La suite dans la Partie 2 …
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Liens utiles / Sources :
PNUE : https://www.unenvironment.org/fr
Chorus Pro : https://chorus-pro.gouv.fr/
