La directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010 vise à encourager le recours à la facturation électronique. La mise en place d’une Piste d’Audit Fiable (PAF) est désormais devenue obligatoire pour toutes les entreprises afin de garantir l‘authenticité, l’intégrité ainsi que la lisibilité des factures dématérialisées.
Que vous soyez une TPE, une PME ou une grande entreprise, la mise en place d’une PAF vous permettra en effet de garantir la conformité de vos factures, de contrôler et sécuriser votre processus de facturation ainsi que de faciliter les contrôles fiscaux ou les audits.
Cet article abordera en détail la PAF, les contrôles associés et les étapes nécessaires à sa mise en place.
Qu’est-ce qu’une PAF ? Définition
Une piste d’audit fiable (PAF) est une méthode de contrôle interne qui consiste à suivre le cheminement de toutes les transactions financières depuis leur origine jusqu’à leur enregistrement final. En matière de facturation, la PAF est un élément crucial qui permet de déterminer si les opérations ont été effectivement réalisées et si elles correspondent bien à ce qui est indiqué sur la facture. En d’autres termes, ces contrôles visent à établir un lien entre la facture et la transaction réellement facturée.
L’émetteur et le récepteur doivent garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité tout au long du cycle de vie des factures, et ce jusqu’à la fin de leur période de conservation. Cela consiste à s’assurer que :
- La facture est adressée au bon destinataire et au bon moment ;
- Les mentions obligatoires apparaissent sur la facture (numéro de SIRET, extrait KBIS, n° de TVA intracommunautaire) ;
- La facture n’a pas été traitée ou enregistrée deux fois ;
- Les données de la facture sont complètes et exactes et qu’elles ne seront pas altérées au cours des échanges et tout au long de sa durée légale d’archivage ;
- La facture corresponde à une opération économique, comptable et financière réelle et que toutes les transactions ont été prises en compte dans un ordre chronologique ;
- Les opérations sont traitées en conformité avec la législation en vigueur ;
- Les potentiels risques (opérationnels ou financiers) peuvent être identifiés et maîtrisés.
Quelles sont les entreprises concernées par la PAF ?
L’obligation de piste d’audit fiable (PAF) concerne les entreprises assujetties qui n’ont pas choisi d’utiliser une signature électronique qualifiée sur leurs factures ou qui n’ont pas recours à l’EDI (Echanges de Données Informatisés) respectant toutes les spécifications propres à ce système prévues par le code général des impôts (CGI). Si aucune de ces méthodes n’est mise en place, toutes les entreprises quelles que soient leur taille, leur secteur d’activité ou leur statut juridique, doivent se soumettre à cette obligation et mettre en place une piste d’audit fiable.
Il est important de souligner que la signature électronique qualifiée ou le mode EDI ne fonctionnent que dans un modèle entre deux plateformes intermédiaires en interopérabilité, nécessitant l’utilisation d’un mandat de facturation de la plateforme émettrice.
Cependant, l’obligation de PAF diffère en fonction de la taille de l’entreprise, de la volumétrie des factures émises et reçues ainsi que des ressources utilisées (humaines et financières). Il existe ainsi trois niveaux d’exigence :
- Pour les très petites entreprises (TPE) : une présentation orale accompagnée d’une démonstration concrète suffira dans le cadre des contrôles. Elles peuvent être réalisées par un seul acteur qui sera chargé de comparer les factures avec les documents commerciaux (devis, bons de commande, bons de livraison, justificatifs de paiement/facturation). Tous ces éléments doivent être conservés et tracés.
- Pour les petites et moyennes entreprises (PME) : une documentation synthétique est jugée suffisante.
- Pour les grandes entreprises (GE) : une documentation plus détaillée est attendue.
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Il est primordial de se conformer à cette exigence légale afin de garantir l’authenticité, l’intégrité ainsi que la lisibilité des factures émises et reçues. En cas de contrôle fiscal ou d’audit, la PAF permet de fournir les preuves nécessaires pour justifier de la conformité des factures suivant les réglementations en vigueur.
Comment constituer sa Piste d’Audit Fiable ?
Etape 1- Identification des processus
Avant d’établir une piste d’audit fiable, il convient de faire un état des lieux de l’existant pour cartographier les flux de facturation de votre entreprise. Il est également indispensable de prendre en compte la documentation associée et les contrôles mis en place dans votre organisation.
Vous pouvez alors vous poser certaines questions telles que :
- Quels sont les flux de facturation (entrants et sortants) ?
A noter : La constitution d’une équipe projet est indispensable pour analyser et recenser les flux de facturation existants et garantir une bonne compréhension du processus.
- Quels sont les partenaires économiques (fournisseurs et clients) concernés par chaque flux ?
- Quels sont les outils utilisés dans le cadre des contrôles ?
- Quels sont les contrôles internes déjà mis en place ?
Identifiez tous les contrôles internes et vérifications permettant de garantir l’authenticité et l’intégrité des factures.
- Quelles sont les personnes en charge de réaliser ces contrôles ?
Identifiez les parties prenantes dans le processus de facturation (contrôleur de gestion, contrôleur interne, contrôleur qualité…) ainsi que les rôles et responsabilités de chaque acteur.
- A quelle fréquence sont réalisés ces contrôles ?
Déterminez la fréquence des contrôles suivant les obligations réglementaires et le volume de factures.
- Comment sont-ils effectués ? etc.
Etape 2 – Rédaction de la documentation PAF
L’ensemble des documents relatifs aux contrôles doivent être élaborés, présentés et expliqués par votre entreprise. Cette documentation sera examinée par l’administration fiscale afin de s’assurer de la fiabilité de votre processus de facturation. Elle permettra également de vérifier qu’aucune fraude n’a été commise et que les transactions ont été effectuées conformément à la réglementation en vigueur. Cette documentation doit comprendre les éléments qui permettent de retracer toutes les étapes du processus de facturation.
Quels types de vérifications sont réalisés par l’administration fiscale ?
En cas de contrôle, plusieurs documents sous forme dématérialisée doivent être transmis à l’administration, notamment pour les grandes entreprises :
- La cartographie des outils informatiques utilisés dans le processus de facturation et les habilitations de sécurité associées.
- Les structures des fichiers utilisés ainsi que leur mode d’alimentation ;
- Les tables de codification des données et les paramètres utilisés ;
- Les méthodes de stockage et d’archivage des données ;
- Le schéma de circulation des informations et les modalités d’échange et de validation des informations ;
- Le processus d’intégration des informations dans la comptabilité et les contrôles effectués pour garantir leur cohérence (fréquence, étendue et nature) ;
- La liste des anomalies et les processus de correction des erreurs.
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Notre solution Compleo Hybrid constitue un outil précieux pour simplifier la gestion de vos factures et la traçabilité requise par la piste d’audit fiable. Compleo Hybrid offre des fonctionnalités qui permettent d’optimiser vos processus de facturation et garantir l’intégrité des informations tout au long du cycle de vie des factures.
A propos de Symtrax
Symtrax a développé son interface Compleo Invoice Platform qui permettra la réception, l’émission et le dépôt automatique des factures vers les portails étatiques ainsi que le suivi du statut des factures déposées sur les portails grâce à sa connexion en API. Compleo Invoice Platform peut convertir vos factures au format électronique et les transmettre automatiquement.
En plus de ces fonctionnalités, Symtrax propose des services complémentaires tels que l’archivage à valeur probante (SAE). En tant que Point d’Accès Peppol, Symtrax permet également l’échange des factures à l’échelle internationale.
Sources : https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8865-PGP.html/identifiant%3DBOI-TVA-DECLA-30-20-30-20-20180207
https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000027517898/2013-06-07
