L’automatisation du traitement des factures fournisseurs constitue une avancée majeure pour les services de comptabilité des entreprises. Cette approche permet d‘optimiser l’ensemble du processus, de la réception des factures à leur intégration dans les systèmes comptables, en passant par leur vérification et leur validation avant paiement.
Cette transition vers l’automatisation n’est pas seulement une opportunité d’améliorer la productivité, mais aussi une nécessité pour rester compétitif dans un environnement en constante évolution. De plus, la réforme de la facturation électronique en France renforce encore davantage l’importance de cette automatisation. Les entreprises doivent désormais se conformer aux normes réglementaires en matière de facturation électronique, ce qui nécessite une solution technologique capable de répondre à ces exigences. Dans ce contexte, le choix de la bonne solution pour automatiser le processus de facturation fournisseurs est donc indispensable pour les entreprises.
Dans cet article, nous allons explorer les enjeux liés à l’automatisation du traitement des factures fournisseurs et découvrir comment la solution SaaS Compleo Invoice Platform de Symtrax peut répondre à ces besoins dans un environnement SAP.
Quels sont les enjeux de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs ?
L’automatisation des factures fournisseurs remplit plusieurs objectifs stratégiques dont :
- La modernisation de votre entreprise : moderniser votre entreprise permettra d’accroitre sa productivité et de déployer la dématérialisation, en tirant parti des avancées technologiques telle que l’intelligence artificielle et le cloud. Cela implique de s’adapter aux contraintes imposées par vos fournisseurs, comme l’envoi de factures au format PDF, par email, par la poste, ou leur mise à disposition sur un portail. A l’avenir, il faudra également se conformer aux contraintes réglementaires, notamment en récupérant les factures sur le portail public de facturation (PPF) ou sur une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
- L’amélioration de vos processus : le deuxième défi consistera à analyser vos processus existants pour les automatiser de la manière la plus efficiente possible. Cela nécessitera de supprimer les tâches administratives redondantes afin de simplifier au maximum les flux que vous avez préalablement cartographiés.
- L’intégration : le troisième défi sera l’intégration de votre solution de facturation électronique à SAP. Le but est de permettre le transfert automatisé de données issues des factures vers votre ERP, en évitant toute saisie manuelle et réduisant le risque d’erreurs humaines.
La pierre angulaire – le 3 way matching
Le « 3 way-matching » (ou rapprochement 3 facteurs en français) représente la pierre angulaire d’un projet de dématérialisation. Cette étape implique de vérifier plusieurs éléments essentiels qui sont les quantités, les montants ainsi que les modalités de paiement. Il s’agit de comparer les données présentes sur la facture avec celles figurant sur le bon de commande et le bon de livraison afin de s’assurer que la facture correspond à ce qui a été commandé et livré. Par conséquent, l’élément le plus important est de simplifier l’étape du 3 way-matching en mettant à disposition toutes les informations issues de ces trois documents (facture, bon de commande et livraison) au même endroit et au sein de la même interface.
L’adoption du 3-way matching rend le processus de validation plus efficace et assure le respect des conditions de paiement y compris anticipées permettant ainsi de bénéficier de remises. Il minimise également les risques liés aux factures frauduleuses et les erreurs de paiement.
Choisir une solution performante de dématérialisation de factures fournisseurs pour SAP
Après avoir analysé les besoins de nombreux comptables et directions financières, il nous est apparu qu’une solution, pour être efficiente, devait proposer une aide à la décision.
Cela passe par :
- Une interface unique permettant de récupérer les factures dans divers canaux de réception, d’aller automatiquement chercher les données associées dans SAP et de comparer facilement les documents entre eux
- Des fonctions de vérification et des workflows de validation si nécessaire
- La possibilité de modifier aisément les quantités ou prix des documents associés
- De remonter les valeurs dans SAP sans empiéter sur ses fonctions
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La solution Symtrax
Symtrax propose sa solution Compleo Invoice Plateform (CIP). A partir d’une interface SaaS, notre solution assure la réception des factures via plusieurs canaux : par email, via la future plateforme publique de facturation (PPF), par le biais des futures plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), ou encore via le réseau international Peppol.
En tant que partenaire SAP, Symtrax peut synchroniser sa solution Compleo Invoice Platform avec votre ERP SAP, afin de faire remonter les données des différents bons de commande et fiches fournisseurs directement dans notre outil. Compleo Invoice Platform permet d’avoir tous les éléments nécessaires au sein d’une seule interface, simplifiant ainsi le processus de rapprochement entre la facture reçue, le bon de commande et le bon de livraison (rapprochement à trois facteurs).
Avec notre outil, il est possible d’ajouter des pièces jointes à la facture et de mettre en place un circuit de validation interne pour approuver la facture en vue de son paiement ou pour demander des informations complémentaires si nécessaire. Compleo Invoice Platform dispose également d’une fonctionnalité qui va permettre de suivre tous les événements liés à une facture.
A chaque étape, un souci particulier a été porté sur le fait de laisser les comptables libres de leur décision, en étant éclairés dans leur choix par une présentation conviviale, et par l’automatisation des rapprochements.
Vous pensez être incollable sur la réforme de la facturation électronique ? Testez vos connaissances !
