Facturation électronique 2024 : 6 étapes pour une transition réussie
/!/ Nouveau calendrier de la facturation électronique en France. Le scénario envisagé consiste en 2 vagues avec : – Une obligation de réception pour […]
/!/ Nouveau calendrier de la facturation électronique en France. Le scénario envisagé consiste en 2 vagues avec : – Une obligation de réception pour tous et une obligation d’émission pour les GE et les ETI en septembre 2026 ;
– Une obligation d’émission pour les PME et TPE en septembre 2027.
La réforme de la facturation électronique obligatoire à partir de 2024 constitue un changement majeur pour les entreprises. Pour vous préparer efficacement à cette réforme, il est essentiel de comprendre les exigences légales, d’évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise et de mettre en place les mesures nécessaires pour assurer une transition fluide.
Dans cet article, nous vous présentons les 6 étapes clés pour vous préparer avec succès à la réforme facturation électronique 2024-2026.
1. Faire un état des lieux des processus de facturation existants
Pour cela, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
- Identifier le contexte : quel est le niveau de maturité digitale de mon entreprise dans le processus de dématérialisation des factures ? La facturation électronique est-elle déjà mise en place au sein de mon entreprise ?
- Analyser la typologie des partenaires : quels sont nos partenaires commerciaux (secteur public/privé, sommes-nous dans un contexte B2B, B2C, B2G… ?)
- Cartographier les flux : quel est le nombre de factures reçues/émises par an selon la zone géographique (UE, hors UE, France, Drom Com) ?
- Identifier les acteurs : quels sont les acteurs impliqués dans ce processus (service comptabilité, achats, finance, informatique…) ?
- Identifier les outils : quels sont les outils et les systèmes utilisés pour la facturation ?
Ces questions vous aideront à identifier les objectifs de votre entreprise face aux nouvelles exigences de facturation.
2. Identifier les objectifs à atteindre
La transition vers la facture électronique est motivée par plusieurs objectifs importants. Le déploiement d’un projet de dématérialisation des factures peut vous apporter une :
- Optimisation des coûts ;
- Amélioration des flux de trésorerie ;
- Réduction des impressions papier ;
- Diminution/optimisation du délai moyen de paiement (DSO) ;
- Diminution des risques d’erreurs de saisie ;
- Sécurisation des échanges ;
- Amélioration du pilotage d’activité et du reporting (état de traitement, historique des échanges …)
- Amélioration de la collaboration avec tous vos partenaires commerciaux.
Elle permet également d’améliorer :
- L’image de votre entreprise, permettant de renforcer sa compétitivité ;
- Et assurer sa conformité réglementaire.
3. Mettre en conformité son processus de facturation
La mise en conformité de votre entreprise en matière de facturation nécessite une compréhension approfondie des obligations légales spécifiques à votre secteur d’activité. Il est donc important de se poser certaines questions telles que :
- Quels sont les formats actuellement utilisés (papier, PDF, XML..) ? Seront-ils toujours conformes face aux nouvelles exigences de facturation ?
Pour rappel, les entreprises devront émettre leurs factures dans l’un des trois formats du socle compatible avec la norme européenne EN16931 à savoir : UBL, UN/CEFACT CII et Factur-X.
- Quelles sont les mentions obligatoires à faire figurer sur mes factures ?
- Suis-je concerné par le dispositif du e-reporting ? Quelles sont les données de transaction et/ou de paiement à transmettre à l’administration ?
- Comment et où les factures sont-elles conservées aujourd’hui ? Comment le seront-elles à l’avenir ? Privilégierions-nous un service de simple conservation ou d’archivage à valeur probante (SAE) pour nos factures ? etc.
Pour rappel, le Portail Public de Facturation (PPF) prévoit une période d’archivage des factures électroniques pendant 10 ans. Cependant, il ne peut pas être considéré comme l’unique moyen d’archivage. Les entreprises doivent continuer à mettre en place leurs propres systèmes d’archivage en accord avec les réglementations en vigueur.
4. Choisir la ou les plateformes de facturation électronique adaptées à chacun des flux
Il est fortement possible que vous souhaitiez mettre en place une solution adaptée à chacun des flux (factures fournisseurs, factures clients, données de la facture, statuts de la facture, informations de paiement).
Alors comment choisir son partenaire ? La solution doit vous permettre de :
- Récupérer les factures fournisseurs ;
- Vérifier les données, les convertir dans un format compréhensible par votre système d’information, les rapprocher des données du bon de commande et/ou du bon de livraison, et les intégrer automatiquement ;
- Transformer les factures clients dans un des formats acceptés, les déposer sur le PPF ou sur une PDP ;
- Fournir une interface permettant de suivre ses factures et leur statut.
A noter : le mode d’échange pour la réception de la facture peut être différent du mode utilisé lors de son dépôt par le fournisseur.
5. Prévoir les évolutions nécessaires de votre système d’information
Afin de garantir une transition réussie vers la facture électronique, il est nécessaire de préparer son entreprise et son système d’information en adoptant une démarche pro-active et d’anticiper les changements de pratiques pour les différents métiers. Il est donc indispensable d’entamer dès que possible les phases de paramétrage et d’intégration des outils comme la mise à jour des mentions obligatoires ou la conversion de format de ses factures (ex : Factur-X).
6. Lancer votre projet dès maintenant et rester au courant des dernières actualités
Impliquez l’ensemble des collaborateurs et organisez votre équipe pour mettre en œuvre votre projet le plus rapidement possible. Continuez à vous renseigner sur la facturation électronique à travers des webinaires, conférences, ateliers-échanges, guides/eBooks, articles….
Quel est le positionnement de Symtrax autour de la facturation électronique ?
Symtrax est un Opérateur de Dématérialisation (OD) à forte valeur ajoutée en amont ou en aval du PPF et des PDP.
Symtrax a développé son interface Compleo Invoice Platform qui permettra la réception, l’émission et le dépôt automatique des factures vers le PPF ou une PDP ainsi que le suivi du statut des factures déposées sur le portail grâce à sa connexion en API. Compleo Invoice Platform peut convertir vos factures au format électronique et les transmettre automatiquement.
En plus de ces fonctionnalités, Symtrax propose des services complémentaires tels que l’archivage à valeur probante (SAE). En tant que Point d’Accès Peppol, Symtrax permet également l’échange des factures à l’échelle internationale.
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Guide pratique : comment anticiper la réforme de la facturation électronique ?
Un guide complet avec des conseils et étapes à suivre pour la mise en oeuvre de votre projet de facturation électronique.
