- Que veut dire parapheur électronique ?
- Un parapheur électronique doit être accessible à l’ensemble des services
- Un e-parapheur doit garantir la traçabilité et confidentialité des documents
- Un parapheur électronique pour optimiser les processus de validation et signature
- Les fonctionnalités indispensables pour choisir un e-parapheur
Que veut dire parapheur électronique ?
Le parapheur électronique ou e-parapheur a comme objectif de remplacer le parapheur papier que bon nombre d’entreprises utilisent encore pour faire valider et signer leurs documents.
Un parapheur électronique est donc un outil permettant la validation d’un document circulant de manière électronique entre plusieurs collaborateurs avant sa signature électronique. Il est mis en œuvre pour dématérialiser les flux de documents nécessitant une validation tout en garantissant la même valeur légale que les originaux papier.
La dématérialisation des circuits de validation à l’aide d’un parapheur électronique offre 3 avantages majeurs :
- il est transversal à l’entreprise : un seul outil pour tous,
- il favorise la confidentialité et traçabilité des documents,
- il accélère le traitement de vos documents pour une meilleure productivité.
Un parapheur électronique doit être accessible à l’ensemble des services
En premier lieu, investir dans un parapheur électronique sera utile à tous les départements de l’entreprise. En effet, comme son équivalent papier, la même solution peut être et devra même être utilisée par tous. C’est d’ailleurs indispensable pour certains documents destinés être validés par différents services avant signature. Les processus procure to pay en sont un exemple en impliquant les services achats et finances.
L’outil choisi doit être en mesure de faire circuler tous types de documents en suivant des processus plus ou moins complexes de validation et signature. Couplé aux outils métier il devra s’adapter à l’organisation de l’entreprise et fournir une interface centralisée pour suivre tous les documents en cours de validation et signature.
Un e-parapheur doit garantir la traçabilité et confidentialité des documents
Comme évoqué précédemment le parapheur électronique offre comme avantage de savoir à tout moment à quelle étape du processus de validation un document se trouve. Un circuit de validation électronique bien conçu garantit ainsi un respect strict de la hiérarchie et assure la sécurité et l’intégrité des documents échangés. Tout est centralisé et chaque collaborateur n’a accès qu’aux documents qui le concernent en fonction de ses droits d’accès.
La traçabilité des échanges est assurée par l’enregistrement de toutes les actions effectuées au cours du processus de validation. Il est impératif que le logiciel fournisse une vision globale du cycle de vie du document afin de pouvoir retracer son parcours en cas de besoin.
Un parapheur électronique pour optimiser les processus de validation et signature
Enfin, la dématérialisation des circuits de validation est l’occasion de revoir et simplifier certains d’entre eux pour plus d’efficacité. Au-delà de choisir un outil, il faut être accompagné dans la définition des futurs workflows et dans leur mise en œuvre électronique. Il est ainsi important de se pencher sur les possibilités d’automatisation offertes par le parapheur qui peuvent parfois sembler complexes. Il faut donc choisir la bonne solution et ne pas hésiter à faire appel à des experts pour étudier et adapter les processus existants afin qu’ils répondent aux exigences de l’entreprise et des collaborateurs.
L’e-parapheur représente un bon moyen d’améliorer les processus documentaires pour augmenter la productivité au quotidien. Depuis une interface centralisée et accessible depuis le web les collaborateurs peuvent valider et signer les documents à n’importe quelle heure et peu importe l’endroit où ils se trouvent. Cela représente un gain de temps considérable ! De plus, si le logiciel dispose d’un système de notification les utilisateurs seront avertis en cas de tâches toujours en attente ou de documents refusés.
Finis les papiers perdus ou les échanges d’email avec pièce jointe qui s’égarent dans les boîtes de réception !
Les fonctionnalités indispensables pour choisir un e-parapheur
Pour conclure, une bonne solution de parapheur électronique doit disposer d’un certain nombre de fonctionnalités telles que :
- Gestion de tous types de documents, directement en sortie des outils métier ou importés manuellement
- Définition et paramétrage de différents workflows en fonction des documents
- Automatisation de l’envoi dans les circuits de validation et notification des collaborateurs concernés
- Validation, refus, annotation/commentaire et signature électronique des documents
- Suivi temps réel de l’état d’avancement du document dans le processus
- Archivage des documents et historique de traitement
Enfin, au-delà des fonctionnalités techniques, le déploiement d’un parapheur électronique doit être accompagné d’une formation des utilisateurs. Un accompagnement dans l’usage est nécessaire car il représente un chamboulement des pratiques et le risque serait un refus par les utilisateurs avec des circuits papiers qui perdurent malgré leur dématérialisation.
Chez Symtrax l’accompagnement de nos clients dans leurs projets de dématérialisation est au cœur de nos préoccupations. Nous leur proposons des solutions sur mesure notamment dans le domaine des circuits de validation et signature et notre équipe d’experts est là pour les conseiller dans l’optimisation de leur processus.
