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Amanda Godwins Marketing Specialist

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In vielen EU-Ländern ist die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich bereits angekommen. Deutschland beispielsweise führt sie seit 2025 schrittweise ein. Solche nationalen Mandate orientieren sich an europaweiten Entwicklungen: Mit „VAT in the Digital Age“ (ViDA) hat die EU neue Rahmenbedingungen für elektronische Rechnungen und digitale Meldepflichten geschaffen.

Doch wann wird die E-Rechnung Pflicht in Österreich und was gilt bereits jetzt?

Was in Österreich gilt: E-Rechnung für B2G

Im Gegensatz zu vielen anderen EU-Ländern gibt es in Österreich noch keine nationale E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich.

Allerdings besteht seit dem 1. Januar 2014 eine Verpflichtung zur Übermittlung von E-Rechnungen an den Bund gemäß § 5 IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG). Diese betrifft alle Vertragspartner von Bundesdienststellen im Waren- und Dienstleistungsverkehr.

Um Rechnungen an den Bund einzureichen, stehen zwei Kanäle zur Verfügung:

  • Unternehmensserviceportal (USP): Eingabe der Rechnungsdaten in ein Webformular oder Upload einer bereits erstellten E-Rechnung.
  • Peppol-Netzwerk: Übermittlung der E-Rechnungen über zertifizierte Zugangspunkte (Access Points).

Was ist Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein internationales Netzwerk für den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen und Behörden. Es basiert auf einheitlichen technischen Standards und ermöglicht eine sichere Übertragung.

Als strukturierte E-Rechnungsformate akzeptiert der Bund:

  • ebInterface in den Versionen 4.3, 5.0, 6.0 und 6.1: Der in Österreich entwickelte XML-Standard für elektronische Rechnungen.
  • UBL 2.1: Universal Business Language, ein international verbreiteter XML-Standard, der im Peppol-Netzwerk eingesetzt wird.

Eine reine PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der EU-Norm EN 16931, da PDF kein strukturiertes, maschinenlesbares Format ist.

Was bedeutet ViDA für Österreich?

In Bezug auf die E-Rechnung könnte sich die Gesetzeslage in Österreich bald ändern, denn die EU-Initiative ViDA („VAT in the Digital Age“, auf Deutsch „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“) soll dafür sorgen, dass sich die E-Rechnung als europäischer Standard durchsetzt und B2B-Transaktionen in Zukunft digital an Finanzbehörden gemeldet werden.

ViDA wurde am 11. März 2025 vom Rat der Europäischen Union beschlossen und ist am 14. April 2025 in Kraft getreten. Mit dem Maßnahmenpaket verfolgt die EU folgende Ziele:

  • Modernisierung des Mehrwertsteuersystems zur Bekämpfung von Steuerbetrug
  • Vereinfachung der Umsatzsteuerregistrierung innerhalb der EU
  • Förderung eines einheitlichen europäischen Binnenmarkts

Die ViDA-Richtlinie (EU 2025/516) erlaubt es den Mitgliedstaaten ausdrücklich, nationale E-Rechnungspflichten einzuführen und definiert die Rahmenbedingungen dafür. Die Umsetzung erfolgt schrittweise bis 2035:

  • Seit 14. April 2025: EU-Mitgliedstaaten dürfen nationale E-Rechnungspflichten einführen.
  • Ab 1. Juli 2030: Verpflichtende E-Rechnung und digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen innerhalb der EU.
  • Bis 1. Januar 2035: Angleichung nationaler Umsatzsteuer-Meldesysteme an den EU-Standard.

Für Österreich bedeutet das: Der Gesetzgeber könnte künftig eine verpflichtende E-Rechnung zwischen Unternehmen vorsehen. Ob und wann Österreich von dieser Option Gebrauch macht, ist derzeit unklar. Allerdings weist die Wirtschaftskammer Österreich darauf hin, dass das Land sich auf die EU-weiten Meldepflichten vorbereiten sollte.

Wann sollten österreichische Unternehmen handeln?

Österreichische B2B-Unternehmen haben aktuell weder die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, noch sie untereinander zu versenden. Zunächst können sie also ihre bisherigen Prozesse für inländische Rechnungen beibehalten.

An Kunden und Lieferanten im EU-Ausland können bis zum 1. Juli 2030 größtenteils auch noch Rechnungen in anderen Formaten ausgestellt werden. Dennoch sollten die nationalen Standards regelmäßig geprüft werden.

Zudem kann es auch ohne gesetzliche Pflicht sein, dass internationale Geschäftspartner zunehmend E-Rechnungen erwarten, vor allem wenn die E-Rechnungspflicht in ihrem eigenen Land schon weiter fortgeschritten ist als in Österreich.

Konkreter Handlungsbedarf besteht somit, wenn Niederlassungen im Ausland unter die nationalen Bestimmungen anderer Länder fallen oder wenn Geschäftspartner aufgrund der Regelungen in ihrem Land bereits E-Rechnungen verlangen.

Was gilt für Niederlassungen in Deutschland?

Deutschland hat mit dem Wachstumschancengesetz eine schrittweise E-Rechnungspflicht für B2B eingeführt. Demnach müssen deutsche B2B-Unternehmen bereits seit 2025 E-Rechnungen empfangen können, während die Ausstellungspflicht gestaffelt eingeführt wird.

Zum 1. Januar 2027 erreicht die E-Rechnungspflicht in Deutschland eine neue Umsetzungsstufe: Es endet die Übergangsfrist für Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800. 000 Euro und auch sie müssen elektronische Rechnungen ausstellen.

Die Regelungen betreffen jeweils die B2B-Umsätze inländischer Unternehmen. Laut dem deutschen Bundesfinanzministerium fallen Unternehmen darunter, wenn sie eine der folgenden Bedingungen erfüllen:

  • Sitz in Deutschland
  • Ort der Geschäftsleitung in Deutschland
  • Umsatzsteuerliche Betriebsstätte in Deutschland, die am Umsatz beteiligt ist

Ausländische Unternehmer, die in Deutschland umsatzsteuerlich registriert sind, aber keine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte im Land haben, sind somit nicht betroffen.

Ebenso besteht bei grenzüberschreitenden Rechnungen bis zum 1. Juli 2030 noch keine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen von österreichischen an deutsche Unternehmen.

Warum jetzt schon auf E-Rechnungen umstellen?

Selbst für Unternehmen, die nur innerhalb Österreichs agieren, kann sich die Umstellung auf E-Rechnungen lohnen.

Denn auch ohne gesetzliche Pflicht bietet die E-Rechnung viele Vorteile:

  • Keine manuelle Datenerfassung nötig
  • Geringere Fehlerquote und schnellere Verarbeitung
  • Kosteneinsparungen bei Druck, Versand und Archivierung
  • Bessere Compliance und Audit-Sicherheit
  • Zukunftssicherheit gegenüber kommenden EU-Vorgaben

Für die Ausstellung einer E-Rechnung an ein österreichisches Unternehmen braucht es nach § 11 Abs. 2 UStG die Einwilligung des Rechnungsempfängers. Jedoch ist für diese Zustimmung keine bestimmte Form vorgesehen: Sie kann stillschweigend durch das Bezahlen der Rechnung erfolgen, aber auch in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder einer Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern enthalten sein.

Relevante E-Rechnungsformate für Österreich

Für die elektronische Rechnungsstellung stehen verschiedene strukturierte Formate zur Verfügung. Wichtig ist, dass das verwendete Rechnungsformat den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Wenn auch B2G-Rechnungen an die österreichische Bundesverwaltung versendet werden, beschränkt sich die Auswahl auf vom Bund unterstützte Formate.

Für Unternehmen in Österreich sind folgende Formate besonders relevant:

  • ebInterface: Dieser österreichische XML-Standard wurde von der WKÖ/AUSTRIAPRO gemeinsam mit der Wirtschaft entwickelt.
  • UBL: Die Universal Business Language wurde von OASIS entwickelt und ist ein international verbreiteter XML-Standard, der im Peppol-Netzwerk eingesetzt wird.
  • CII: Die Cross Industry Invoice stammt von UN/CEFACT und wird ebenfalls international genutzt.

Daneben gibt es weitere EN 16931-konforme Formate wie XRechnung und ZUGFeRD, die vor allem in Deutschland verbreitet sind. Sie können bei deutschen Niederlassungen oder Geschäftsbeziehungen ins Nachbarland interessant sein, werden aber nicht vom österreichischen Bund akzeptiert.

Auch ohne Pflicht aktiv werden

In Österreich gibt es aktuell keine E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich. Bisher müssen nur Rechnungen an die öffentliche Verwaltung elektronisch ausgestellt werden. Die Grundlage für eine Pflicht wurde jedoch durch die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) geschaffen.

ViDA soll die E-Rechnung als EU-Standard etablieren und erlaubt es den Mitgliedsstaaten, nationale Pflichten einzuführen. Viele Länder haben das bereits getan, sodass ausländische Niederlassungen unter E-Rechnungspflichten fallen können.

Für Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen ist ViDA ebenfalls relevant, denn ab dem 1. Juli 2030 müssen grenzüberschreitende B2B-Rechnungen innerhalb der EU elektronisch ausgestellt werden und schon jetzt haben viele Unternehmen umgestellt.

Auch unabhängig von gesetzlichen Vorgaben haben elektronische Rechnungsprozesse viele Vorteile, beispielsweise sind sie schneller und weniger fehleranfällig. Wer frühzeitig umstellt, bereitet seine Finanzprozesse zukunftssicher auf kommende Anforderungen vor.

Häufig gestellte Fragen

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht in Österreich?
In Österreich gibt es derzeit keine allgemeine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Für Rechnungen an Bundesdienststellen gilt die Pflicht bereits seit 1. Januar 2014.

Welche E-Rechnungsformate akzeptiert der österreichische Bund?
Für die Rechnungsstellung an den Bund werden derzeit ebInterface 4.3, 5.0, 6.0 und 6.1 sowie UBL 2.1 unterstützt.

Ist eine PDF-Datei eine E-Rechnung?
Nein. Als E-Rechnung im Sinne der EU-Norm EN 16931 gelten nur strukturierte, maschinenlesbare Formate. Ein PDF ist nur das digitale Abbild eines Dokuments und ermöglicht keine elektronische Verarbeitung.

Was bedeutet ViDA für Österreich?
Ab dem 1. Juli 2030 gilt die E-Rechnungspflicht für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU und die Transaktionen müssen digital an Finanzbehörden gemeldet werden. Für rein nationale B2B-Umsätze in Österreich schreibt ViDA keine E-Rechnungen vor. Österreich kann eine nationale Pflicht jedoch freiwillig einführen.

Was gilt für Lieferungen an deutsche Kunden?
Die E-Rechnung im deutschen B2B ist nur für Unternehmen mit fester Niederlassung in Deutschland Pflicht. Ausländische Lieferanten müssen gesetzlich keine E-Rechnungen ausstellen. Doch viele deutsche Unternehmen erwarten, dass ihre Lieferanten elektronische Formate anbieten, insbesondere XRechnung oder ZUGFeRD.

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Quellen