Afin d’être en conformité avec la réforme de la facturation électronique en France, toute entreprise assujettie à la TVA doit avoir désigné au moins une Plateforme Agréée pour émettre et/ou recevoir ses factures électroniques, selon les obligations qui lui sont imposées.
Ces Plateformes Agréées peuvent se trouver temporairement indisponible ou en panne, empêchant l’émission ou la réception normale des factures. Quelle attitude adopter pour assurer la continuité de l’activité tout en respectant les obligations de la réforme ?
La réponse est simple : identifier, documenter, transmettre et régulariser.
Attention : cet article traite du cas d’une plateforme déjà désignée mais temporairement indisponible. Si votre entreprise n’a pas encore désigné de Plateforme Agréée, la situation est différente : vous devez engager sans attendre les démarches de mise en conformité, afin de pouvoir recevoir et/ou émettre des factures électroniques.
Comment réagir si votre Plateforme Agréée est en panne ?
Un incident vous empêche temporairement de transmettre vos données, d’émettre ou de recevoir vos factures électroniques ? La DGFiP a formulé ses propres recommandations à ce sujet, expliquant comment une entreprise devrait agir dans ce cas de figure.
EN BREF
En cas d’incident empêchant temporairement de suivre le circuit de facturation obligatoire, la DGFiP recommande de suivre les étapes ci-dessous :
• Identifier l’origine du problème ;
• Documenter la difficulté rencontrée ;
• Transmettre via un canal alternatif si nécessaire ;
• Régulariser la situation dès que possible.
1. Identifier et documenter le problème
La première étape consiste à identifier l’origine du problème : panne de votre plateforme, indisponibilité de celle du destinataire, difficulté de routage ou encore incident de raccordement.
Conservez tous les éléments permettant d’établir cette indisponibilité, tels que les messages d’erreur, tickets support, horodatages, échanges avec la PA ou le prestataire, ou modalités de régularisation retenues. Documenter le souci vous permettra de démontrer que vous faites face à une difficulté réelle suivie d’actions correctives. Ces éléments sont importants pour l’administration, qui en tiendra compte en cas de contrôle.
2. Assurer la continuité de l’activité
Une fois le problème identifié et documenté, votre priorité est d’assurer la continuité de l’activité économique de la société. Afin d’éviter tout blocage de trésorerie ou de paiement, vous pouvez temporairement transmettre les factures nécessaires via un canal alternatif : emails, portail client, échange EDI ou tout autre moyen pertinent.
Vos clients pourront alors disposer des informations nécessaires au traitement des factures, même si le problème est toujours en cours.
3. Régulariser une fois la panne corrigée
Une fois l’incident résolu, la situation doit être régularisée. Si vous êtes soumis à l’obligation d’émission électronique, il est recommandé de transmettre électroniquement chaque facture envoyée via un canal alternatif pendant la panne, ou, à défaut, de transmettre les données nécessaires à l’administration fiscale. Rapprochez-vous de votre PA ou de votre prestataire pour organiser cette transmission, lorsque c’est à nouveau possible.
Lors de cette régularisation, vous allez devoir rattacher les factures électroniques régularisées à leur envoi initial. Deux manières de faire sont possibles :
- L’indiquer par une mention sur la facture, comme « duplicata », « copie » ou « copie de continuité » ;
- Ou indiquer dans les informations d’accompagnement transmises au client : numéro de facture, date, montant, canal initial, motif de l’envoi et indication qu’il ne s’agit pas d’une nouvelle facture à traiter séparément.
Pendant la phase de démarrage de la réforme, l’absence de mention explicite sur le document n’entraînera pas de sanction, à condition de pouvoir démontrer que la facture électronique est clairement rattachée à l’originale par d’autres éléments.
Dans tous les cas, il est préférable de contacter votre Plateforme Agréée ou prestataire afin de définir une méthode de reprise fiable et traçable, d’autant plus si le souci rencontré a eu lieu sur plusieurs périodes ou sur un volume important de factures et de données. L’idée est d’éviter une régularisation massive et sans contrôle, pouvant amener à des doublons ou des incohérences.
Attention aux factures en double
Une vigilance particulière doit être accordée aux doublons. En transmettant électroniquement une facture envoyée pendant la panne, assurez-vous de ne pas la traiter deux fois. Une même facture ne doit jamais être payée, comptabilisée ou déclarée en double, comme s’il s’agissait de deux opérations distinctes.
Plus largement, il est recommandé d’éviter au maximum d’envoyer une même facture par différents canaux, sauf en cas de nécessité, afin d’éviter tout risque de double paiement ou de double transmission.
Et en cas de problème d’e-reporting ?
Les grandes entreprises et ETI sont dans l’obligation, depuis l’entrée en vigueur de la réforme, de transmettre leurs données de e-reporting à l’administration. Cette obligation s’étendra à toutes les entreprises au 1er septembre 2027.
Lorsqu’un incident empêche temporairement cette transmission, la démarche reste la même : identifier l’origine du problème et le documenter. Une entreprise ne sera pas sanctionnée si l’incident provient d’un tiers, dès lors que la difficulté est réelle, documentée et suivie d’actions correctives.
L’entreprise doit ensuite poursuivre son activité en émettant, traitant et payant les factures liées à son activité. L’activité commerciale ou comptable de l’entreprise ne doit pas être interrompue à cause de l’incident.
En parallèle, l’entreprise doit organiser la régularisation des données attendues : recenser les opérations mal ou non transmises, vérifier les données à reprendre, puis transmettre ou corriger ces données en lien avec sa plateforme. Cette régularisation doit être faite rigoureusement, afin que les données régularisées correspondent bien aux opérations réalisées.
Ne restez pas inactif face aux problèmes de Plateforme Agréée
Quelle que soit la difficulté rencontrée, la DGFiP est claire sur ce point : ce qu’il ne faut surtout pas faire, c’est de rester inactif en attendant une solution, ou transmettre des données erronées sans engager de correction. L’administration distingue les difficultés réelles, documentées et suivies d’actions correctives, des comportements d’inactions et de refus durable d’entrer dans le dispositif, qui eux peuvent être sanctionnés.
À noter tout de même qu’il n’est pas nécessaire de signaler chaque souci ponctuel à l’administration : ces situations se règlent d’abord avec votre plateforme ou prestataire, en conservant les justificatifs utiles. Ce n’est qu’en cas de non-conformité significative que l’administration pourra vous solliciter, et qu’il faudra alors pouvoir répondre de manière complète et documentée.
L’objectif est donc de disposer d’une solution de continuité en cas d’incident, tout en faisant en sorte de revenir au circuit électronique prévu dès que possible.
Symtrax est Plateforme Agréée
Symtrax fait partie des Plateformes Agréées par l’État. Si vous n’avez toujours pas désigné de Plateforme Agréée pour votre entreprise, contactez nos experts pour discuter de vos besoins.
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Source : Guide pratique de la facturation électronique (DGFiP)
