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Facturation électronique : comment réussir sa mise en conformité ?

L'essentiel de la réforme pour préparer sa mise en conformité en lien avec la législation en vigueur

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En cette fin d’année 2023, l’équipe Symtrax vous propose un récapitulatif exhaustif sur la réforme de la facturation électronique en France. Notre objectif est d’accompagner les entreprises et de leur fournir toutes les connaissances indispensables pour faciliter leur transition vers la facturation électronique.

Le périmètre de la facturation électronique en France :

Qui est concerné par le e-Invoicing ?

La facturation électronique (e-Invoicing) concerne toutes les opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France et assujetties à la TVA (opérations « Business-to-Business », B2B domestiques).

Les opérations qui sont concernées par ce dispositif sont les suivantes :

  • Les livraisons de biens ou les prestations de services effectuées en France entre deux assujettis à la TVA ;
  • Les acomptes associés à ces opérations ;
  • Les livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquités.

Les opérations qui ne sont pas soumises à l’obligation de facturation électronique sont les suivantes :

  • Les opérations bénéficiant d’une exonération de TVA mentionnées aux articles 261 à 261 E du CGI (secteur médical, éducatif, bancaire, assurances…) et dispensées de facturation.

Quelles sont les mentions obligatoires/particulières qui doivent figurer sur vos factures ?  

Vous pouvez les consulter ici.

Qui est concerné par le e-Reporting ?

Certaines entreprises doivent également transmettre les données de transactions (appelées e-Reporting) à l’administration fiscale. Cette opération a pour but de comptabiliser les transactions soumises à TVA, mais n’entre pas dans le champ de l’e-invoicing.

Sont concernées :

Les transactions B2B internationales dans les trois cas suivants entre :

  • Un fournisseur assujetti à la TVA, établi en France et un acheteur non assujetti à la TVA qui se trouve à l’étranger (dans l’UE ou hors UE).
  • Un acheteur assujetti à la TVA et établi en France qui effectue une acquisition de biens ou de services et un fournisseur étranger (hors importations de biens, provenance hors UE).
  • Un fournisseur et un acheteur non établis sur le territoire national (UE ou hors UE), non assujettis à la TVA et qui réalisent des opérations imposables en France.

Les transactions B2C (Business-to-Consumer) dans les deux cas suivants entre :  

  • Un fournisseur assujetti à la TVA, établi en France et un acheteur non assujetti (basé en France, dans l’UE ou hors UE).
  • Un fournisseur étranger (non inscrit au guichet européen) réalisant des opérations imposables en France et un acheteur non assujetti à la TVA en France. 

Les entreprises doivent transmettre les données de transaction (ou de e-reporting) par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou par le portail public de facturation (PPF).

Pour en savoir plus, vous pouvez lire notre article de blog à ce sujet.

Vous pouvez également télécharger notre FAQ.

FAQ facturation électronique

Comment s’échangeront les factures électroniques ?

Le nouveau système d’envoi des factures est basé sur un schéma en Y. Les entreprises assujetties à la TVA auront le choix entre :

  1. Se connecter directement au futur portail public de facturation (PPF), que ce soit par leurs propres moyens ou en utilisant un opérateur de dématérialisation (OD) .
  2. Opter pour des plateformes intermédiaires, comme les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).

Pour en savoir plus sur leurs rôles.

Qu’est-ce qu’une facture électronique et quels sont les formats acceptés ?

Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée; Elle comporte un socle minimal de données structurées (c’est-à-dire sous forme de fichier XML), la distinguant ainsi des factures papier ou des fichiers PDF.   

Ces échanges imposent la création de la facture dans l’un des 3 formats du socle compatible avec la norme européenne 16931, à savoir :

  • Deux formats XML : UBL et UN/CEFACT CII.
  • Un format mixte : le format Factur-X, composé d’un fichier PDF et d’un fichier de données structurées XML.

A noter : le recours à des factures PDF sera accepté à titre transitoire jusqu’au 31 décembre 2027.

L’opérateur de dématérialisation de votre choix doit être en mesure de convertir les factures vers l’un de ces trois formats obligatoires.

mise en conformité des factures

Quel est le délai légal de paiement d’une facture (B2B) ?

Ces délais ne doivent pas excéder 60 jours à compter de la date de la facturation, ou 45 jours à la fin du mois selon le Code de commerce. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre article sur les délais de paiement et les sanctions associées.

La mise en place d’une piste d’audit fiable (PAF) est-elle obligatoire ?

L’obligation de piste d’audit fiable (PAF) s’applique aux entreprises qui n’utilisent pas de signature électronique qualifiée sur leurs factures ou qui n’ont pas recours à l’EDI conformément au code général des impôts (CGI). Par conséquent, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur, doivent mettre en place une PAF en l’absence de ces méthodes.

Quel est le calendrier de l’entrée en vigueur de la facturation électronique ?

Dans le cadre du projet de loi de finances pour 2024, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) propose un déploiement en trois phases :

Phase de recette du portail de services Chorus Pro (2024) : finalisation des spécifications techniques du PPF suivi de la recette informatique.

Phase de qualification et phase pilote (2025) : mise en place d’un « bac à sable » qui permet aux entreprises et prestataires/éditeurs de logiciels de réaliser les tests de raccordement « technique » avec la plateforme publique. Enfin, vient la phase pilote.

Le 27 novembre 2023, le Sénat a approuvé l’amendement l-208, proposé par la commission des finances et a précisé le nouveau calendrier pour la réception et l’émission des factures électroniques.

Septembre 2026 : réception obligatoire des factures pour toutes les entreprises + émission pour les grandes entreprises (GE) et les entreprises de taille intermédiaire (ETI).

Septembre 2027 : émission pour les moyennes et très petites entreprises (PME/TPE).

A noter : A ce jour, ce sont ces dates qui sont retenues. Il est possible que le calendrier subisse des modifications.

archivage des factures électroniques

Comment conserver ses factures électroniques ?

Les entreprises doivent mettre en place un processus d’archivage conforme garantissant l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures électroniques.

Bien que les factures émises et reçues puissent être conservées sur le portail public de facturation (PPF), celui-ci ne doit pas être considéré comme l’unique moyen d’archivage. Il est nécessaire de maintenir en place un système d’archivage propre à l’entreprise. Dans cette optique, il est recommandé de recourir à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou à un opérateur de dématérialisation (OD) offrant des services d’archivage électronique sécurisés et conformes, tels qu’un système d’archivage électronique (SAE).

A noter : la durée minimale de conservation des factures est de 10 ans selon le Code de commerce. Sur le plan fiscal, le délai requis est de 6 ans.

Vous pouvez consulter notre article de blog pour en savoir plus.

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